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擬定職位説明書,做好招聘準備
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一、職位説明書——人崗匹配管理的基石

在實施招聘工作的過程中,HR似乎總有很多很多的工作要準備,很多很多的事情要處理,如招聘計劃的擬定、招聘渠道的評估、職位資訊的發佈、錄用標準的明確等等。那這是不是就意味著每一次開展招聘工作的時候,人力資源部門就要忙得人仰馬翻呢?當然不是啦!有些工作我們完全可以提前做好準備,讓招聘工作有條不紊地進行。職位説明書的擬定就是這麼一項您可以提前做好準備的工作,也是您在招聘過程中發佈職位工作的有力依據。

職位説明書是人力資源管理最基礎的文件,是招聘過程中實現人崗匹配的基礎,為招聘、錄用員工提供依據,在績效管理、薪酬制度建立、培訓需求設計中都發揮著極為重要的作用。一份出色的職位説明書,能夠把職位的整體情況完美地展現給正在求職的潛在候選人。而擬定一份好的職位説明書,是每一個人力資源從業人員必須掌握的基本工之一。

在我們的招聘工作中,職位説明書主要包括職位描述和職位的任職資格兩個方面職位描述主要對職位工作內容進行概括,包括職位設置的目的、基本職責、業績標準、工作許可權等;職位的任職資格主要是對任職人員的標準和規範的概括,包括勝任該職位所需的知識、能力以及對人員的培訓需求等內容。通過明確這兩個方面的內容,企業在決定錄用求職者的時候便有了清晰的錄用標準,而不會拍腦袋決定,做了錯誤的選擇。

二、職位説明書的格式與內容

職位説明書格式多種多樣,有的企業將職位的主要責任與任務按主次一一列出形成職位説明書,有的把職位的責、權、利及任職條件分成幾大因素進行歸類描述……企業選擇何種格式並不重要,重要的是所採用格式必須涵蓋職位的主要內容,包括:

1、職位基本資訊

職位名稱、所屬部門、職位等級、職位編制、擬定人、擬定日期、審核人或批准人等。

2、職位核心職責及目的

用一句話概述該職位的作用以及其為實現企業和部門的目標應作出的貢獻,以與其他崗位做出清楚的區分。

3、主要工作內容或崗位職責
(1)確定並列出該崗位人員需要完成的主要工作內容或責任清單。
(2)分析責任清單並進行歸類,主要工作內容不超過十個(一般為七至八項)。若過多職位説明書就顯得較複雜,並且很難明確具體責任或任務。
(3)將每一項工作內容轉換成實際責任,表明崗位人員被期望達到的結果以及為結果所負責任。

溫馨提示:

①用盡可能簡潔的語言描述崗位工作人員做了什麼。

例如:準備行銷計劃、提供優化策略等。

②簡單陳述具體工作內容的目的,表明需要産生的結果,以結果為導向,讓崗位人員更清楚工作的結果、目的和方向。

例如:準備滿足公司市場行銷戰略的行銷計劃,為研發、生産、市場與銷售採取行動提供清晰的指導等。

③用表示主動行為的動詞給出應該做什麼的積極暗示,刪除不必要的修辭。

例如:計劃、準備、實現、處理、提供、完成、聯絡等。

4、任職要求或任職資格

任職要求包括必備要求和理想要求,其中必備要求是完成某職位工作要求的最低資格,理想要求是在具備必備要求的基礎上,若具備某些條件更為理想。

任職要求包括:教育水準、工作經驗、技術技能、相關能力、相關知識、心理品質、身體條件、職業道德等。

5、報告關係

表明崗位的直接責任關係。

直接上級:該崗位工作人員直接向誰報告工作,即工作人員的績效由誰負責考核;

直接下級:該崗位工作人員直接負責管理的下屬崗位。

6、職位發展方向

一些公司在職位説明書中也會添加職位發展方向一欄,希望通過職位發展不僅能夠明確企業內部不同職位間的相互關係,而且還有利於員工明確發展目標,將自己的職業生涯規劃與企業發展結合在一起。

三、擬定職位説明書,我們需要注意的是:
1、部門職責分解要充分、完全

要對部門所有職位職責進行匯總合併,與部門職責對比,然後明確職位責任進行填充;同一部門職責,不同層級的職位可能擔任的責任不同,我們必須進行分級詳細描述,做到充分完全。

2、工作領域的劃分要合理

準確理解職位的主要職責,參考部門工作領域對本職位進行劃分。如本職位是負責部門工作領域中的單個領域,根據具體的職責用合併屬性同類項的形式進行領域劃分。

3、職位説明書要規範、準確、全面

職位説明書需要按照“動詞+內容+目的”的方式進行規範、準確、全面的描述,做到不重復、無交叉,以體現職位價值,作為提取績能衡量的標準。

4、職位説明書要保持更新狀態

一旦環境、技術、崗位要求發展變化,職位説明書要做及時的調整更新,方能起到實時有效的指導作用。

5、職位説明針對的是職位,不是個人
6、基本素質和知識、技能不能混淆、重疊

要對基本素質和知識、技能作出明確規定,描述什麼是基本素質,什麼是知識,什麼是技能時要認真檢查,核實沒混淆、重疊。

四、職位説明書樣板